De directie houdt continu de personeelsbehoefte in de gaten. Ze wegen de operationele voortgang en werkdruk af tegen de jaarlijkse groeiraming en de (economische) toekomstverwachtingen.
Een besluit tot werving van nieuw personeel wordt genomen door de directie. Hierover stemt zij met HR de details af. HR bewaakt de uitvoering van het werving en selectieproces.
De manager van het te werven personeelslid zorgt voor een (concept) functieomschrijving.
HR stelt op basis hiervan een profiel op waaraan de kandidaat moet voldoen op basis van de functieomschrijving en de kernwaarden. HR bepaalt de te volgen route, zoals het actief zoeken op internet, het plaatsen van een advertentie of het inschakelen van een recruiter. Daarbij stemmen zij af welke media of bedrijven zij hiervoor benaderen.
HR maakt een advertentie op om de vacature te delen en stuurt Marketing aan om de advertentie te plaatsen. In de advertentie houdt hij/zij rekening met randvoorwaarden als afstand en salarisindicatie.
HR communiceert de (concept) functieomschrijving en het profiel van de kandidaat met het recruitmentbureau. Hierop geeft hij/zij een toelichting. HR stemt de werkzaamheden van het werving en selectiebureau af en maakt afspraken over vervolg contacten. Het recruitmentbureau draagt geschikte kandidaten aan.
HR ontvangt binnenkomende sollicitaties. Dit kan via alle kanalen zoals via de eigen recruitment website, via wervingsbureaus of via de e-mail. HR draagt er zorg voor dat CV’s alleen worden bewaard in Recruitee. E-mails in andere mailboxen worden doorgestuurd naar werkenbij@jump.nl en daarna in de eigen mailbox verwijderd.
HR bewaakt het selectietraject en ruimt tijd in voor het lezen van de sollicitaties en CV’s en het overleggen welke kandidaten aan het profiel lijken te voldoen.
Daarnaast ziet zij erop toe dat in het selectieproces de hele directie de kandidaat ontmoet.
Kandidaten ontvangen binnen 3 werkdagen een eerste reactie van ontvangst. De richtlijn is dat binnen 1 week na ontvangst van de sollicitatie de kandidaat een uitnodiging voor een kennismaking ontvangt of een afwijzing.
Indien het selectietraject wordt uitgevoerd door een recruiter dan bewaken zij het proces.
Voor een eerste kennismaking belt HR met de kandidaat en wordt er op een informele manier gevraagd naar de motivatie van de kandidaat. Indien de kennismaking positief verloopt en het CV en motivatie door de selectie heen komen, nodigt HR de kandidaat uit voor een gesprek.
HR bewaakt in onderling overleg met de wervingsverantwoordelijke(n) de voorbereiding en uitvoering van de gesprekken. HR bepaalt zelf met wie van de werknemers het eerste gesprek wordt gevoerd. Tijdens het eerste gesprek zoekt men naar bewijzen (opleiding, competenties, werkervaring, hobby's, denkwijze, werkattitude en soft-skills) die aangeven dat de kandidaat aan het gewenste profiel voldoet. Ook wordt in het eerste gesprek gekeken naar de “culturele fit” van de kandidaat met de organisatie.
HR evalueert de gesprekken met de wervingsverantwoordelijke(n) en bepaalt in overleg per kandidaat het vervolg; hetzij een vervolggesprek, hetzij een afwijzing.
HR zorgt ervoor dat de kandidaat binnen 5 werkdagen na het gesprek een reactie krijgt. Bij een afwijzing delen we een korte uitleg. Bij een positief resultaat wordt er een nieuwe afspraak gemaakt.
Indien HR en de wervingsverantwoordelijke(n) besluiten om de kandidaat een tweede gesprek aan te bieden, wordt het vervolggesprek voorbereid. Het tweede gesprek is gewoonlijk meer gericht op de inhoud van de functie en benodigde technische skills. Om hiervan een goed beeld te krijgen wordt aan de kandidaat gevraagd om voorbeelden van werk mee te nemen, of om een case te maken en een demo te geven.
Samen met de wervingsverantwoordelijke(n) bepaalt de HR manager welke werknemers betrokken zullen zijn bij het gesprek met de kandidaat. Dit wordt op dezelfde wijze voorbereid zoals hierboven beschreven voor het eerste gesprek.
Indien gewenst kunnen er na de eerste twee gesprekken nog aanvullende gesprekken plaatsvinden. De HR manager bewaakt dat deze gesprekken en de evaluatie hiervan verlopen zoals hierboven beschreven.
Indien gewenst kan HR contact opnemen met referenties van de kandidaat. Hiervoor wordt bij de kandidaat een aantal referenties opgevraagd.
Indien de functie dat redelijkerwijs vereist kan de kandidaat gevraagd worden een verklaring omtrent gedrag (VOG) te overleggen.
Als de directie besluit om de kandidaat een aanbieding te doen wordt er door HR een voorstel gemaakt en legt dit vast op B-010a Checklist onboarding. Dit voorstel bevat alle specificaties van de arbeidsvoorwaarden die gelden voor de kandidaat. De directie dient het voorstel te accorderen.
Bij een schriftelijk akkoord op de aanbieding stelt HR een concept arbeidscontract op. Om dit te kunnen doen vraagt HR bij de kandidaat de persoonlijke gegevens op die nodig zijn om het contract op te stellen en om de salarisadministratie in te richten.
Zodra de kandidaat besluit op de aanbieding in te gaan, doorloopt HR P-010 Indiensttreding.
HR verwijdert 4 weken na de afronding van de sollicitatieprocedure de gegevens van sollicitanten om daarmee te voldoen aan de AVG wetgeving. Indien de wens bestaat om gegevens langer te bewaren, wordt hiervoor toestemming gevraagd aan de sollicitant. De maximale bewaartermijn is dan 1 jaar. Na dit jaar moeten de gegevens alsnog worden verwijderd, of moet er opnieuw toestemming worden gevraagd.