De HR medewerker is verantwoordelijk voor het initiëren van de onboarding van de nieuwe medewerker. Drie weken voor de eerste werkdag start deze in overleg met de manager aan de checklist onboarding door een todo aan te maken op het Orbit Personeelszaken bord en daar de volgende checklists toe te voegen:
De HR medewerker stuurt voor de eerste werkdag een bericht naar de interne systeembeheerder met daarin de rol/functie van de nieuwe medewerker. In overeenstemming met de rol wordt er aan de hand van het informatieclassificatieschema (B-410a) bepaald welke toegangsrechten de nieuwe medewerker krijgt.
De interne systeembeheerder verleent de toegangsrechten tot de desbetreffende informatiestromen en applicaties aan de medewerker.
Bij indiensttreding worden de benodigde bedrijfsmiddelen en beleidsstukken verstrekt aan de nieuwe werknemer door de HR-medewerker.
De medewerker tekent voor de ontvangen bedrijfsmiddelen, huishoudelijk reglement en het conformeren aan het informatiebeveiligingsbeleid middels het informatiebeveiligings protocol (B-010d), welke door HR in het personeelsdossier worden bewaard.
Bij indiensttreding wordt de werknemer ontvangen door de manager en vindt de voorstelronde plaats. De manager bereidt in onderling overleg een inwerktraject voor en maakt hierbij gebruik van de checklist OPS op de Onboardings todo in Orbit. HR ziet er tevens op toe dat alle acties uit het inwerktraject zijn uitgevoerd.
In de laatste week van de eerste maand vindt een evaluatiegesprek plaats met de nieuwe werknemer. Bij goed functioneren wordt de proeftijd succesvol afgesloten en treedt de termijn van de arbeidsovereenkomst in werking.
Uiterlijk twee maanden voor het einde van het contract stelt HR de manager op de hoogte van het aflopende contract. De manager bepaalt in overleg met de directie in welke vorm het dienstverband wordt voortgezet of wordt beëindigd. De manager houdt vervolgens een functioneringsgesprek met de werknemer om het besluit te bespreken. Indien de manager het contract verlengt, stelt HR een nieuwe arbeidsovereenkomst (B-005a) op.
Indien de manager besluit om niet te verlengen, treedt P-040 uitdiensttreding in werking.
Wanneer medewerkers van functie veranderen, controleert HR of de toegangsrechten van de medewerker in lijn zijn met het informatie classificatieschema (B-410a).