De Sales Consultant deelt de offerte met de Teamleider via Orbit.
Daarbij wordt een moment met de Teamleider ingepland om toelichting te geven op de offerte.
De Teamleider kan het project overdragen aan een Projectleider of kan het project zelf oppakken als Projectleider.
We behandelen een aanvraag (offerte) als een softwareproject (P-200, P-210, P-220), als deze voldoet aan de volgende uitgangspunten:
Er zijn dus ook offertes die worden behandeld als Support (P-240) of als Detachering (P-260)
De Projectleider maakt een project aan in Orbit op basis van de offerte.
De Projectleider maakt een onboardingstodo aan op het projectleidersbord en koppelt deze aan het project. De volgende checklists worden hieraan toegevoegd:
Als het gaat om een uitbreiding van een bestaand project, hoeft niet de hele P-200 doorlopen te worden, maar kan er in de offerte gelinkt worden naar het eerdere project.
De Teamleider is verantwoordelijk voor het inplannen van de medewerkers in de resourceplanning op basis van de inschatting uit de offerte. Hij voegt de gekozen medewerkers toe aan het project in Orbit en Google Drive.
De Projectleider heeft de verantwoordelijkheid om de interne kick-off voor te bereiden op basis van het B-200b Template Interne Kickoff.
Er wordt een moment gepland met het projectteam om de presentatie te bespreken.
Ten opzichte van de offerte worden de volgende extra onderwerpen besproken:
De uitkomsten van de interne kick-off worden meegenomen richting de externe kick-off.
De Projectleider heeft de verantwoordelijkheid om de externe kick-off voor te bereiden op basis van het B-200c Template Externe Kickoff.
Er wordt een moment gepland met het projectteam om de presentatie te bespreken.
Ten opzichte van de presentatie van de interne kickoff worden de volgende extra onderwerpen besproken:
De Projectleider plant een moment voor de oplevering van Sprint 0.
De Projectleider is verantwoordelijk voor de voorbereiding van een project. Dit houdt in dat de Projectleider borgt dat alle acties benoemd in Sprint 0 volgens planning uitgevoerd worden. Hiervoor schakelt hij zowel met de klant als het projectteam.
De Projectleider breidt het projectplan uit met de volgende onderwerpen:
Het projectplan is een intern document
De Checklist Onboarding Klanten (B-200a) geeft een lijst weer van onderwerpen waar aan gedacht moet worden. De Projectleider pakt hier de taken uit die voor zijn project van toepassing zijn. Door deze taken en het projectplan af te ronden borgt de Projectleider dat het project direct kan starten. In Orbit staan deze checklists als template gedefinieerd, zodat deze kunnen worden teogevoegd aan een to-do item in een board.
Wanneer de klant niet op tijd aan alle gestelde voorwaarden voldoet, kan het project niet van start gaan. Een uitzondering hierop is wanneer zowel de Projectleider als de Tech Lead beoordelen dat er voldoende vertrouwen is dat op korte termijn aan de ontbrekende voorwaarden wordt voldaan, waarmee de grip op het project geborgd
Optionele stap
De Operationeel Directeur kan in het projectenoverleg besluiten om het projectplan te laten toetsen op gebied van kwaliteit en/of informatieveiligheid:
De Projectleider deelt het Projectplan met de Software Architect, die er vanuit softwarekwaliteitsperspectief naar kijkt, en de Security Officer, die er vanuit informatiebeveiligingperspectief naar kijkt. De feedback wordt verwerkt in het plan.
De projectleider past de scope van het project aan in Orbit als deze is veranderd in sprint 0. Dit wordt bij de Externe oplevering teruggekoppeld aan de klant.
Deze oplevering is the eerste sprintwissel: van sprint 0 naar sprint 1. Hiervoor kan dus ook dezelfde presentatiestructuur worden gebruikt.
De Projectleider presenteert het projectplan aan de klant.
De Projectleider is verantwoordelijk voor het vastleggen van gemaakte afspraken en wijzigingen in het project in Orbit.
Alle interne notulen (template B-200c) en presentaties worden opgeslagen in de projectenmap van Google Drive.
Alle externe notulen (template B-200c) en presentaties worden opgeslagen in de projectenmap van Google Drive en gedeeld met de klant.
De Projectleider zorgt ervoor dat er gestart kan worden met sprint 1 (P-210) door te borgen dat het volledige projectplan is opgeleverd. Daarom wordt er een check gedaan op checklists van de onboardings todo van het projectleidersbord van het betreffende project. Op hoofdlijnen zijn dan de volgende zaken opgeleverd: