Er zijn drie manieren waarop een factuur kan binnenkomen: via de mailbox administratie@jump.nl, in de persoonlijke mailbox van een medewerker of door deze te downloaden via de website van de leverancier. Indien een factuur persoonlijk in de mailbox van een medewerker binnenkomt, dient deze te worden doorgestuurd naar de mailbox van de administratie.
De financieel-administratief medewerkster stuurt de inkoopfacturen per e-mail door naar de verwerkingssoftware Basecone. Deze software heeft een automatische koppeling met ons boekhoudprogramma Exact. De inkoopfacturen worden geboekt in Basecone. Wanneer een leverancier nog niet bekend is bij Jump, kan deze nieuw worden aangemaakt in Basecone. Door de automatische koppeling wordt de leverancier vervolgens ook automatisch aangemaakt in Exact.
Nadat de inkoopfactuur is geboekt, komt deze in de autorisatieflow terecht. De autorisatie is standaard ingesteld per leverancier en/of bedrag. De medewerker die is toegewezen aan de betreffende leverancier dient de inkoopfactuur te accorderen.
Alle facturen die gereed zijn voor betaling zijn zichtbaar in het boekhoudprogramma. Facturen kunnen alleen worden betaald wanneer deze zijn goedgekeurd in de autorisatieflow en op ‘krediet’ staan. Het is de taak van de financieel-administratief medewerkster om vóór betaling te controleren of de juiste betaalmethode is ingesteld. Wekelijks, op dinsdag, zet de financieel-administratief medewerkster een betaalbatch klaar in ING voor de financieel directeur. De financieel directeur controleert de facturen in de batch en autoriseert bij goedkeuring de betalingen.
Iedere eerste werkdag van de week controleert de financieel-administratief medewerkster in het timesheetoverzicht of alle medewerkers hun (project)uren van de voorgaande week hebben ingevuld. Daarnaast controleert zij of reiskosten correct zijn ingevoerd bij betaalde projecten. Wanneer uren niet zijn ingevuld, stuurt zij een herinnering naar de betreffende medewerker.
Indien er geen bijzonderheden in de urenlijst zijn, stelt de teamleider een proformafactuur beschikbaar via Orbit.
Het versturen van facturen is opgesplitst in twee categorieën: projectfacturen en servicefacturen. De projectfacturen worden iedere eerste werkdag van de maand verstuurd, en de servicefacturen halverwege de maand.
Nadat de teamleider de proformafactuur beschikbaar heeft gesteld, controleert de financieel-administratief medewerkster deze inhoudelijk op de juiste grootboekrekening en leesbaarheid. Daarnaast controleert zij of de targetdatum correct is ingesteld. Bij vragen of onduidelijkheden overlegt zij met de financieel directeur. Vervolgens verstuurt zij de verkoopfacturen via Orbit naar de klanten en synchroniseert deze met het boekhoudpakket.
De betalingen van verkoopfacturen worden automatisch verwerkt in boekhoudpakket Exact via de bankafschriften. De financieel-administratief medewerkster controleert dagelijks of het afletteren van de betalingen correct is verlopen.
Daarnaast controleert zij wekelijks of er vervallen facturen zijn die nog niet zijn betaald. Indien een factuur na de vervaldatum nog openstaat, wordt het aanmaningsproces gestart. Veertien dagen na het versturen van de factuur wordt een rekeningoverzicht gestuurd van de openstaande facturen. Een week later volgt de eerste herinnering.
Indien de factuur een week daarna nog niet is betaald en/of er geen reactie op de e-mail is ontvangen, wordt telefonisch contact opgenomen om navraag te doen naar de status van de factuur. Wanneer verkoopfacturen langer dan 60 dagen openstaan en de klant reeds een herinnering heeft ontvangen, overlegt de financieel-administratief medewerkster met de financieel directeur over de te nemen incassomaatregelen.
Aan het begin van iedere nieuwe maand start de maandafsluiting van de voorgaande maand. De eerste controle wordt uitgevoerd door de financieel-administratief medewerkster, eventueel met ondersteuning van een medewerker van SuperSum.
Bij de maandafsluiting wordt gebruikgemaakt van de volgende checklist:
Wanneer bovenstaande checklist is afgerond, worden de cijfers gecontroleerd in Finstack. In Finstack worden de volgende onderdelen beoordeeld: de balans, controle op € 0-bedragen, forecast controle (actuals versus budget) en vergelijking van grootboekrekeningen met voorgaande maanden om grote afwijkingen te signaleren.
De uitkomsten worden besproken met de financieel directeur. Eventuele wijzigingen worden in overleg doorgevoerd. De maandafsluiting dient in de tweede week van de maand volledig te zijn afgerond. Halverwege de maand worden de cijfers besproken in het MT.
Voor een aantal onderwerpen zijn ook handleidingen geschreven. Deze map zal in de loop der tijd aangevuld worden met nog meer handleidingen en de documenten zullen bij nieuwe informatie geüpdatet worden.