Het managementsysteem bestaat uit verschillende documenten die ondergebracht zijn in Google Sites. Iedere medewerker heeft toegang tot het managementsysteem.
De Quality & Security Officer beheert het managementsysteem. Dit beheer houdt in:
De Quality & Security Officer en de proceseigenaren zijn geautoriseerd wijzigingen aan te brengen in de documenten. Andere medewerkers hebben alleen leesrechten op de beheerde documenten.
Het versiebeheer van het managementsysteem wordt verzorgd door Google Sites. Via het versiebeheer zijn alle aanpassingen te monitoren en waar nodig ongedaan te maken.
Wanneer er sprake is van een wijziging van een bestaand document of uitgifte van een nieuwe document, is de proceseigenaar verantwoordelijk voor het in concept aanleveren van de wijziging aan de Quality & Security Officer. Samen bespreken ze de inhoudelijke wijziging en beoordelen of het document voldoet aan het gestelde doel, de samenhang met de overige documentatie in het managementsysteem en of alle benodigde ondersteunende informatie beschikbaar is (bijlagen, formulieren en dergelijke). Waar nodig overleggen zij met andere betrokkenen voor een juiste beoordeling.
Na overeenstemming over de wijziging voert de Quality & Security Officer de wijziging door, publiceert het document en stelt de proceseigenaar op de hoogte.De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de communicatie richting alle betrokkenen.
Wanneer documenten of bijlagen komen te vervallen stelt de proceseigenaar de Quality & Security Officer op de hoogte. Samen met de proceseigenaar beoordeelt de Quality & Security Officer of het document moet worden gearchiveerd of verwijderd. Documenten die gearchiveerd moeten worden bewaard hij in de map “Quality & Security Officer”.
Om te zorgen dat de documenten actueel blijven, moet de Quality & Security Officer regelmatig de geregistreerde documenten (laten) beoordelen.
Deze beoordelingen vinden voornamelijk plaats in de vorm van:
Bij deze beoordelingen wordt gelet op zaken zoals: