De Quality & Security Officer beheert een “Wettelijke toetsingstabel” (B-540a). Hierin houdt deze bij welke wetgeving van toepassing is voor de bedrijfsvoering van Jump.
Om het managementsysteem inzake wetgeving up-to-date te houden, controleert de Quality & Security Officer minimaal 2 keer per jaar of er wijzigingen in de mogelijk relevante wet- en regelgeving zijn. De Quality & Security Officer stelt een overzicht op van wetgeving die gecontroleerd dient te worden, en stelt de verantwoordelijke op de hoogte. In B-540a “Toetsing relevante wet- en regelgeving” staat de (mogelijk) relevante wet- en regelgeving met daarbij aangegeven welke bronnen geraadpleegd moeten worden en hoe de bewijslast hiervan is geregeld.
In het overzicht “B-540b zijn alle wettelijke bewaartermijnen voor informatie en documenten vastgelegd. Voor alle documenten waarvan de bewaartermijn niet expliciet is vastgelegd door Jump worden de wettelijke termijnen gevolgd.. Minimaal eens per jaar controleert de Quality & Security Officer steekproefsgewijs of de organisatie zich in de praktijk houdt aan deze bewaartermijnen.
Als er specifieke contractuele vereisten zijn met klanten of leveranciers die niet worden gedekt door de relevante wet- en regelgeving en / of de ISO 27001-certificering, vermeldt de Quality & Security Officer deze vereisten in het overzicht (B-540a) en zorgt ervoor dat de nodige acties worden ondernomen om te voldoen aan deze contractuele vereisten.
Mochten zich wijzigingen hebben voorgedaan welke mogelijkerwijs van invloed zijn op de bedrijfsvoering, dan achterhaalt de Quality & Security Officer de gevolgen en rapporteert deze aan de directie. In overleg evalueren zij de eventueel benodigde maatregelen en nemen deze op in de actielijst.
Risico’s of opgelegde sancties van externe stakeholders en/of voortvloeiend uit het niet nakomen van wet- en regelgeving worden behandeld als afwijking en conform de incidentenprocedure (P-630) behandeld.
https://ondernemersplein.kvk.nl/wetswijzigingen/